Tietosuojaseloste

Nor-Maalin asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden sekä heidän edustajien henkilötietoja koskeva tietosuojaseloste

Päivitetty 01.05.2020

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten me Nor-Maali yhtiöissä keräämme ja käsittelemme henkilötietoja asiakkaista, potentiaalisista asiakkaista, alihankkijoista ja muista liikekumppaneista sekä näiden edustajista, joiden kanssa meillä on asiakas- tai liikesuhde taikka tavoitteena luoda sellainen.

1. Yhteisrekisterinpitäjät

Nor-Maali Oy (2777254-5), Nor-Maali Group Oy (2735929-1) ja Nor-Maali Holding Oy (0949496-7) (“Nor-Maali yhtiöt”)

2. Yhteystiedot rekisteriasioissa

Nor-Maali Oy, Vanhatie 20, 15240 Lahti
tietosuoja@nor-maali.fi

3. Mihin käyttötarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Keräämme ja käsittelemme asiakkaidemme, potentiaalisten asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden ja päättäjien henkilötietoja. Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai Nor-Maali yhtiöiden oikeutettuun etuun (esim. suoramarkkinointi, väärinkäytösten selvittäminen, saatavien perintä). Tietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • Nor-Maali yhtiöiden ja asiakkaan sekä yhteistyökumppaneiden välisen suhteen hoito ja ylläpito sekä sen kehittäminen, analysointi ja tilastointi
  • Asiakasviestintä ja suoramarkkinointi
  • Myynti- ja markkinointitapahtumien järjestäminen
  • Liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteleminen ja kehittäminen
  • Väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja selvittäminen.

Nor-Maali Oy ylläpitää keskitetysti Nor-Maali yhtiöiden asiakasrekisterin henkilötietoja ja käsittelee niitä hallinnollisia tarkoituksia sekä yhtiöiden liiketoiminnan suunnittelua ja kehittämistä varten.

4. Millaisia henkilötietoja käsittelemme ja mistä keräämme tiedot?

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja asiakas-, toimittaja- tai yhteistyöyritysten tai yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä (ml. uutiskirjeen tilaajat, tarjouspyynnön tehneet, yhteydenottopyynnön jättäneet, tilaisuuksiin osallistujat):

  • Nimi, asema yrityksessä, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnu-mero
  • Asiakashistoria (esim. tilaisuuksiin osallistuminen)
  • Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • Markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot esim. uutiskirjeen tilaus.

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja potentiaalisten asiakasyritysten ja -yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

  • Nimi, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • Tietoja, jotka koskevat rekisteröidyn tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä
  • Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • Markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot

Tiedot kerätään lähtökohtaisesti sinulta itseltäsi puhelimitse, tapaamisissa tai muulla vastaavalla tavalla. Rekisteri koostetaan Nor-Maali yhtiöiden kanssa tehtävän asiakkuus- tai yhteistyösopimuksen solmimisen yhteydessä ja sopimussuhteen aikana asiakkaan antamista tiedoista sekä suhteessa muutoin saaduista tiedoista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

5. Mille tahoille luovutamme tai siirrämme tietoja ja siirrämmekö tietoa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Voimme luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa valikoiduille yhteistyökumppaneille palvelun tuottamiseksi, ellet kiellä tietojesi luovuttamista.

Käytämme ulkopuolisten palveluntarjoajien palveluita esim. uutiskirjeen lähetyslistojen, asiakas- ja yhteistyökumppanitietojen ylläpitoon sekä tilaisuuksiin osallistujien tietojen käsittelyyn. Kukin palvelutarjoaja käsittelee tietosuojasopimuksen mukaisesti henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun tarjoamiseksi.

Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Kukin Nor-Maali yhtiö käsittelee henkilötietoja vain siltä osin kuin se on tarpeen kyseessä olevan Nor-Maali yhtiön yhteistyö- tai asiakassuhteen kannalta.

6. Miten suojaamme tietoja ja kuinka kauan säilytämme niitä?

Tietojärjestelmillä tallennettavat ja käsiteltävät tiedot ovat rajattujen ja nimettyjen henkilöiden käytettävissä. Käyttö edellyttää kirjautumista tietojärjestelmään omalla henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietojärjestelmät ovat suojattuja asianmukaisilla virustorjuntaohjelmilla ja palomuureilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista asiakas- tai yhteistyösuhteen perusteella, tai kunnes rekisteröity pyytää tietojen poistoa. Tällöin rekisterissä säilytetään kuitenkin kyseisen henkilön lakisääteiset tiedot ja tietojen poistoa koskeva tieto.

Huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettemme säilytä rekisteröidyistä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

7. Oikeutesi rekisteröitynä tietojen käsittelyyn liittyen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa 2 kohdassa mainittuun osoitteeseen. Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet:

  • Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa.
    • Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.
  • Suoramarkkinointikielto ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen
    • Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä ja kieltää suoramarkkinointi sekä pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista.
  • Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle
    • Sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa vakinainen asuinpaikkasi tai työpaikkasi on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.